Asambleas: ciclo completo
Convocatoria, quórum, poderes, votaciones en tiempo real desde móvil/portal del residente, acta con firma electrónica y QR verificable.
El módulo de Asambleas cubre todo el ciclo: preparación, convocatoria, RSVP, registro de asistencia, verificación de quórum, presentación de puntos de agenda, votaciones en tiempo real desde el móvil o portal del residente, cierre y publicación del acta firmada electrónicamente con QR verificable por terceros.
1 · Crear la asamblea
- 1
Entra a Operación → Asambleas → Nueva.
- 2
Define tipo (ordinaria o extraordinaria), modalidad(presencial, virtual o híbrida), fecha, hora, zona horaria y lugar/URL de enlace virtual.
- 3
Redacta la agenda: cada punto puede ser informativo o requerir votación. Los puntos con votación piden pregunta, tipo (Sí/No, opciones múltiples, aprobación por mayoría simple o calificada) y reglas de quórum específicas si difieren del general.
- 4
Adjunta documentos preparatorios (estados financieros, presupuesto, contratos a aprobar). Quedan bloqueados una vez enviada la convocatoria.
- 5
Guarda como borrador y previsualiza la convocatoria.
2 · Configuración de quórum y poderes
- Método de cálculo
- Por coeficiente (alícuota), por unidad o mixto (según reglamento del PH).
- Quórum mínimo inicial
- Porcentaje para iniciar la asamblea.
- Quórum en segunda convocatoria
- Habitualmente reducido; se aplica automáticamente si falla el primero.
- Mayoría requerida
- Simple, calificada o unánime por punto.
- Poderes/representaciones
- Límite de poderes por representante; documento firmado electrónicamente adjunto.
- Voto anticipado
- Opcional por punto de agenda; se abre desde la publicación hasta el inicio de la sesión.
3 · Convocatoria y RSVP
Al enviar la convocatoria se disparan tres canales en simultáneo: correo con adjuntos y enlace de confirmación, notificación push en la app móvil y publicación en el portal web del residente. Cada residente puede:
- Confirmar asistencia (presencial o virtual).
- Otorgar poder a otro residente identificado, adjuntando poder firmado electrónicamente.
- Votar anticipadamente los puntos habilitados (sujeto a que no cambien antes de la asamblea).
- Descargar agenda y documentos preparatorios.
4 · Registro de asistencia y quórum en vivo
El día de la asamblea, el administrador abre la sesión desde el backoffice. El sistema muestra en pantalla:
- Presentes
- Con check-in por app (QR de acceso) o registro manual.
- Virtuales conectados
- Residentes activos en la sala virtual asociada a la asamblea.
- Representados por poder
- Suma automática de los poderes activos.
- Coeficiente acumulado
- Actualizado en vivo; señala verde cuando se alcanza el quórum.
- Estado del quórum
- Insuficiente / Alcanzado / Alcanzado en segunda convocatoria.
5 · Votaciones en tiempo real (móvil / portal)
Cada punto con votación se activa desde el backoffice. En ese momento:
- Los residentes reciben un toque en la app y aparece la pregunta en la pantalla principal. Ver el instructivo: Votar desde el móvil.
- En el portal web aparece un panel emergente con la pregunta y opciones. Ver: Participar en asamblea desde el portal.
- El administrador ve el conteo en vivo (barra de progreso por opción, coeficiente y cabezas), con contador regresivo si la votación tiene ventana definida.
- Al cerrar el punto se registra el resultado, se calcula si aprueba/rechaza según la mayoría configurada, y se pasa al siguiente punto.
6 · Cierre, acta y publicación
- 1
El administrador declara cerrada la asamblea desde el backoffice.
- 2
El sistema genera automáticamente el acta con: agenda, asistentes, representantes, resultados de votación por punto, comentarios/mociones registrados, cierre financiero si aplica.
- 3
El acta se firma electrónicamente con el certificado del firmante autorizado (ver Configurar firmante). Incluye QR de verificación pública.
- 4
Se publica en el portal, se envía por correo a los residentes convocados y queda anclada en la biblioteca de Documentos del PH como Acta Nº X del año Y.
7 · Auditoría
Cada acción crítica queda en la auditoría inmutable: creación de la asamblea, cambios de agenda, envío de convocatoria, aperturas y cierres de votación, cada voto individual con timestamp e IP (según permiso), emisión del acta y eventuales anulaciones. Un tercero puede validar el acta con el QR sin iniciar sesión.